ZTIW-08-2013

Häuﬁger sind wir in letzter Zeit mit Fragen nach Fehler- meldungen des Prüfmoduls bei XML-Datenimport in den Praxisrechner konfrontiert worden, die sich auf das Zusammen- spiel verschiedener, bei der Fallabrechnung relevanter Datums- angaben beziehen. Gefragt wird beispielsweise, ob es denn stimme, dass das Rechnungsdatum mit dem Datum der Eingliederung des ZE zwingend identisch sein muss. Manche Betriebe wurden sogar seitens der Praxen aufgefordert, im Nachgang das Rechnungsdatum „anzupassen“, weil sonst der Fall gegenüber der KZV nicht abgerechnet werden könne. Achtung: Das ist so nicht richtig, weil auf falschen Annahmen basierend! In der Tat kontrollieren die Prüfmodule die Plausibilität der Terminangaben. Plausibel ist, wenn der Tag der Eingliederung mindestens gleich, oder aber später ist, als der Tag der Anliefer- ung in der Praxis, denn logischerweise muss die Arbeit zuerst angeliefert werden, bevor sie eingesetzt werden kann. Probleme kann es geben, wenn das Lieferdatum dem Rechnungsdatum automatisch gleichgesetzt wird Gem. § 14 Abs. 4 Nr.6 UStG ist der Zeitpunkt der Lieferung eine Pﬂichtangabe auf Rechnungen. Das Lieferdatum kann vom Rechnungsdatum abweichen. Schwierigkeiten treten nur auf, wenn das EDV-Programm das Lieferdatum quasi automatisch vergibt und dem Rechnungs- datum gleich setzt, weil es davon ausgeht, dass Liefertag und Tag der Rechnungserstellung immer identisch sind. Zu diesem Kunstkniff greifen manche Programmierer wenn in der Datenstruktur des Systems kein eigenes Datenfeld zum Speichern des Lieferdatums verfügbar ist. Man erkennt es oft daran, dass auf den Rechnungsausdrucken das kalendarische Lieferdatum fehlt und stattdessen pauschal der Text „Liefertag gleich Rechnungsdatum“ o.ä. vermerkt ist. XML-Datensatz - elektronischer Spiegel der Rechnung Der XML-Datensatz ist zunächst nichts anderes als die elektronische Kopie der Rechnung. Er führt also kein Eigenleben. Da im Datensatz auch das Lieferdatum enthalten ist, wird dieses, wie alle anderen Angaben in die Praxisprogramme überspielt. Wird nun der Datensatz in einem System generiert, welches nicht den tatsächlichen Liefertermin speichert, sondern diesen aus dem Rechnungsdatum ableitet, muss es in folgendem Beispiel zur Fehlermeldung kommen: Die Arbeit wurde am 02.12.2013 in die Praxis gegeben und am gleichen Tag auch eingegliedert. Folgerichtig dokumentiert die Praxis den 02.12.2013 als „Eingliederungsdatum“ in ihrem EDV-System. Die Rechnung zur Arbeit wird im Labor aber erst am darauffolgenden 03.12.2013 mit der Funktion „Liefertag gleich Rechnungsdatum“ geschrieben, was ja im Übrigen nicht den Tatsachen entspricht. Jedoch wird auch im zugehörigen XML-Datensatz (weil elektronische Kopie der Rechnung) der 03.12.2013 als Liefertag an die Praxissoftware übergeben. Dort reagiert nun das Prüfmodul und stellt die Unmöglichkeit fest nämlich, dass das Eingliederungsdatum vor dem Lieferdatum liegt. Fazit : Dokumentieren sie den Liefertermin richtig mit einem kalendarischen Datum. Die beschriebene Fehlermeldung wird in den Prüfmodulen nicht durch das Rechnungsdatum generiert, sondern durch das Lieferdatum. Vielen ist nicht bewusst, dass im XML-Datensatz überhaupt ein Lieferdatum mitgeführt und übermittelt wird. Aus diesem Grund wird oftmals das Rechnungsdatum für die Fehlermel- dung verantwortlich gemacht. So ist auch die Forderung erklärbar, man müsse das Rechnungs- datum „anpassen“. Das ist aber so nicht haltbar. Das Rech- nungsdatum hat keinen Einﬂuss auf die Logikprüfung. Sie können heute eine Arbeit liefern, die auch heute eingegliedert wird, für die Sie aber erst in zwei Wochen eine Rechnung schreiben. Umgekehrt können Sie vor zwei Wochen eine Arbeit geliefert und die zugehörige Rechnung geschrieben haben, die heute erst eingegliedert wird, z.B. weil der Patient länger erkrankt war und die fertige Arbeit so lange in der Praxis „geparkt“ wurde. Es gilt auch in dieser Frage der Grundsatz der Rechnungswahrheit und -klarheit, dessen Einhaltung vor Abrechnungsproblemen schützt. Unter Verwendung von Material mit freundlicher Genehmigung der ZTI Baden NEWSLETTER FÜR ZAHNTECHNISCHE MEISTERBETRIEBE DER INNUNGEN ARNSBERG UND MÜNSTER ZahnTechnikerInfo Westfalen Zukunftssicherung, Information, Beratung : Die Zahntechniker-Innungen Westfalen 9 Betriebswirtschaft Abrechnung DTA,XML & CO.: ANGABEN ZU RECHNUNGS-, LIEFER- UND EINGLIEDERUNGSDATUM Ausgabe 08/13 - 16.12.2013

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